대학원생의 시간 관리를 위한 ‘우선순위 매트릭스’ 활용법 [국제개발&대학원 42편]

대학원 생활을 하면서 가장 어려웠던 것은 전공공부와 논문 집필도 아니었습니다. 한정된 시간을 최대한 효율적으로 활용하는 것이 가장 힘들었습니다. 저도대학원입학전에대학원생활을위한시간관리노하우에대한글을많이읽어서입학했지만대학원생활이생각보다쉽지는않았어요. 그럼에도 불구하고 나는 왜 대학원 석사 2년간 시간 관리가 왜 어려운지 생각했습니다. 그 이유는 우선순위로 구분된 과제를 구체적으로 파악할 수 있는 틀을 활용하지 않았기 때문이었습니다. 다행히 석사 4학기 중의 논문을 석사 논문을 준비하면서 알게 된 ‘우선 순위 매트릭스’는 석사 논문 심사를 한번에 통과한 1등 공신 역할을 하고 주었습니다. 이 매트릭스는, 내가 독자적으로 개발한 것이 아니고, “세계 최고의 인재는, 왜 기본에 집중하는가”(토츠카 타카마사 지음)에서 발견되었습니다. 저자는 골드만 삭스의 인재들은 일을 할 때 우선 순위와 각 업무에 걸리는 시간을 함께 고려한 시간 관리 법을 활용하고 24시간을 최대한 효율적으로 활용하는 방법을 발견했습니다.

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그래서 저는 ‘우선순위 매트릭스’를 활용할 수 있는 방법을 대학원 생활 경험을 통해 설명해 드리도록 하겠습니다. 우선 매트릭스를 활용하기 전에 먼저 해야 할 몇 가지 작업을 이야기하고 매트릭스의 효과를 최대한 극대화할 수 있는 리뷰의 중요성을 말씀드리고 싶습니다.

이 매트릭스의 핵심은 현재 자신의 상황과 하루 일정을 패턴화하는 작업이 요구됩니다. 왜냐하면우선순위를설정하는것은하루일과중에무엇이중요하고무엇이중요하지않는지를이해하는것으로시작됩니다. 그래서 개인 일과 우선 순위를 설정하는 작업이 필요합니다. 1)과제별 난이도를 설정하면 우선 순위 설정 법은 간단합니다. 각 일과의 난이도를 설정해 보는 방법을 추천합니다. 저는 공부를 할 때 각 과목별로 체감하는 난이도를 활용했습니다. 예를 들어 수학과 경제학에 약했던 저는 통계학, 경제학 과목은 난이도상, 정치학, 국제개발학은 난이도중, 그 외 과목은 난이도하에서 설정했습니다. 그리고 과목별로 걸리는 시간도 체크해서 우선순위에 필요한 시간을 효율적으로 배정할 수 있었습니다. 이것은조교업무나연구논문을쓸때도활용할수있었습니다. 예를 들어 연구 주제 탐색과 방법론은 난이도(상), 연구 결과 정리는 난이도(중), 기타 연구 논문에 필요한 외적인 사항은 난이도(하)로 설정했고 시간과 우선순위를 관리했습니다. 2)하루 일과의 페통화그 다음 작업은 어느 정도 소요 시간이 필요합니다. 가장 좋은 방법은 1주간의 일과를 기록하고, 각 활동의 패턴을 분석하는 작업입니다. 이 패턴 분석 법은 1주일 사이에 자신의 업무, 이동 경로, 시간을 소모하는 행태를 분석할 수 있는 데이터입니다. 그리고 이 데이터를 활용해서 어떤 행동이 중요한지, 그리고 무엇이 중요도를 낮춰도 되는지 파악할 수 있습니다. 3)평균 소요 시간 표시 마지막으로 우선 순위를 설정할 수 있는 데이터와 패턴을 파악하면 그 다음은 각 업무 혹은 공부에 소요된 시간을 파악하는 것입니다. 일반적으로 단순한 이메일 업무는 몇 분 이내에 완성됩니다. 하지만 보고서 작성에는 몇 시간에서 며칠의 시간을 요구합니다. 그리고 중요도에 따라 발생 빈도에도 차이가 나타날 수 있습니다. 특히 대학원생은 과제물, 그룹과제의 미팅시간까지 모두 기록하고 정리하는 것을 권장합니다. 왜냐하면 과제물에 걸리는 시간도 우선순위 설정의 중요한 변수가 되니까요. 그리고 소요시간 차이는 시험기간에 매우 뚜렷하게 나타날 수 있기 때문에 벼락치기까지 모두 정리하고 각 과업별로 소요시간을 정리하는 것이 필요합니다. 4)우선 순위 매트릭스 적용 이후 위의 과업을 난이도와 소요 시간, 그리고 중요도 세가지 기준에 맞추어 정리하는 작업이 필요합니다. 우선 순위 매트릭스는 4구간으로 구분되고 우선 순위와 소요 시간을 기준으로 구분됩니다.

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이 매트릭스에서 “우선순위, 소요시간, 난이도”가 가장 높은 사항은 A에 배치합니다. 그리고 A보다 ‘소요시간은 짧지만 우선순위와 난이도’가 다음으로 높은 사항을 B에 배치합니다. 마찬가지로’소요시간은길지만우선순위와난이도가낮다’로구분되는것을D,그리고’소요시간이짧은것’을C로배치를하시면됩니다. 그래서 주요 과업은 A와 B에 배치된 과업을 중점적으로 처리하면 하루에 해야 할 일은 확실히 줄어듭니다. 그리고, 각 과업마다 걸리는 시간을 대략적으로 파악할 수 있기 때문에, 한 주의 일정 계획에도 활용할 수 있습니다. 특히 이 매트릭스를 잘 활용하는 전략은 매주 토요일 또는 일요일에 검토 시간을 배정해야 합니다. 1주일 매트릭스에 할당한 과제를 소급해서 실천했는지, 만약 에로 사항이 있다면 어떤 요인이 실행에 영향을 미쳤는지를 기록하는 것이 중요합니다. 그리고 C와 D에 배치된 과업 중에 중요도가 바뀌는 경우도 많습니다. 이러한 과업은 A 혹은 B 중, 어느 쪽에 배분해야 할지를 미리 준비해 두는 것이 “우선 순위 매트릭스”를 성공적으로 활용할 수 있는 전략이 됩니다.

그렇다면 저는 이 매트릭스를 어떻게 활용했는지 간단하게 보여드리겠습니다. 최초 말씀드린 과업별 난이도는 아래와 같이 설정하였습니다. 과목별 난이도상: 통계학, 경제학| 중: 국제개발학, 프로젝트관리법| 하: 논문작성법, 영어글쓰기 각 전공의 수업에 참여하였으며, 복습을 통해 본인이 느끼는 난이도, 이해도를 기준으로 과목별 난이도를 설정하였습니다. 물론시간이지날수록과목에대한이해도가높아지면과목별난이도는변경될수있지만,대부분의과목들은상기의난이도설정이그대로유지되는경우가많았습니다. 이후 과목별 난이도에 따른 시간을 Stop watch(Stop watch) 기능을 활용하여 기록한 결과 다음과 같은 평균 소요시간을 파악할 수 있었습니다. 각 과목은 하루 기준으로 시간을 파악하고 과제가 추가되는 경우에는 평균 시간보다 1시간 이상이 더 걸리는 점을 파악할 수 있었습니다. 그렇기 때문에 과목별 난이도와 소요시간을 기준으로 우선순위를 설정할 수 있었습니다. 과목별 소요 시간(하루 기준)3시간 이상:경제학, 통계학| 3시간 이하:국제 게발학, 프로젝트 관리 법| 2시간 이하:논문 작성 법, 영어 작문 그 다음은 하루 일과를 파악하는 과정이었습니다. 본격적으로 학위 논문을 준비했을 때 하루 일과는 상당히 단조롭습니다. 오전 전공 수업이 있는 날을 제외한 날은 아침 운동 후 소요 시간은 짧지만 우선순위가 높은 과업(B항목)을 먼저 처리했습니다. 일반적으로 점심 식사 후 쉽게 잠들 수 있다는 점을 고려해 점심 직후에 높은 집중력을 요구하는 논문 집필을 배정하지 않았습니다. 게다가 화요일 또는 목요일은 지도교수님의 미팅이 항상 있었기 때문에 미팅 전에 간단한 업무를 처리하는 것이 훨씬 효율적이었습니다.

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그리고 식후의 졸음이 어느 정도 지난 오후 3시 이후부터 저녁까지 논문 집필 때문에 시간으로 배정했습니다. 방법론공부,선행연구자료분석,데이터분석과해석등난이도와소요시간이가장높은과제(A항목)가주요대상이었습니다. 마지막으로 위 자료를 분석하고 매트릭스에 적용하는 작업이 진행되었습니다. 매트릭스 활용하기 전에 다이어리에 1주일의 행동 패턴과 소요 시간을 기록을 바탕으로 내용을 정리 후에 무엇을 어디에 적용할지 생각할 수 있었습니다. 그 결과로서 아래와 같이 매트릭스에 적용할 수 있었습니다.

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그리고 아까 말했듯이 이 매트릭스를 점검하는 시간을 갖고 다음의 1주일을 준비할 수 있었습니다. 이 점검 시간은 각 항목마다 바뀌는 과제의 우선순위와 소요시간을 구체적으로 파악할 수 있었고, 언제까지 무엇을 준비해야 할지 알 수 있었습니다. 특히논문심사를앞둔시점에언제까지논문을수정하고심사발표자료를준비하는지구체적으로파악할수있었습니다. 이 매트릭스는 언뜻 보기에 복잡해 보이지만 실제로 이용해 보면 활용법은 매우 단순합니다. 그리고 효용성은 매우 높습니다. 물론 매트릭스를 효과적으로 활용하기 위한 정지작업이 힘들게 느껴질 수도 있겠지만 하루를 생산적으로 활용할 수 있는 준비라고 생각하면 그 수고는 아주 사소한 일로 느껴집니다.